Quelles sont les clés de réussite d’un événement hybride ? [PODCAST]
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Depuis 4 ans a lieu un événement incontournable pour les professionnels du marketing digital : Inbound Marketing France. Organisé par l’agence Winbound de MV Group, cet événement est source de conseils, de bonnes pratiques et de retours d’expérience d’experts autour des stratégies digitales et de tous les leviers digitaux pour développer son business.
Pour s’adapter au contexte sanitaire et captiver son audience, Inbound Marketing France a dû se réinventer en prenant la forme d’un événement hybride.
Pour découvrir les coulisses d’Inbound Marketing France 2021 et comprendre comment fonctionne ce nouveau format, voici un résumé de cette extraordinaire expérience vécue par Michel Brébion (CEO de l’agence Winbound) et son équipe.
Comment est apparue l’idée d'organiser un événement hybride ?
Dans le cadre des restrictions sanitaires et dans un contexte actuel ultra-digital, où les webinars se développent à une vitesse effrénée, l’agence a dû se réinventer et tout repenser. En effet, l’événement est habituellement organisé en présentiel, au Couvent des Jacobins à Rennes et devait se dérouler en Janvier.
Avec un risque que les internautes se lassent des formats digitaux, l’équipe s’est donc questionnée sur la manière de proposer et de diffuser du contenu.
Nous avons repensé nos enjeux en 2021 : proposer du contenu pertinent et captivant tout en permettant à l’internaute de vivre une expérience différente, loin d'une retransmission pure et simple de conférences physiques.
Autre défi à relever : celui de communiquer auprès d’une audience habituée à participer physiquement à l’événement. La situation sanitaire a finalement été l’opportunité de s’interroger et de réfléchir à une nouvelle formule : celle de l’événement hybride.
Comment peut-on définir un événement hybride et à quoi ressemble-t-il ?
Il s’agit d’un événement qui multiplie les formats, les supports et les instants où nous pouvons accéder à du contenu. En somme, il permet de multiplier les manières de consommer un événement, avant et après.
Dans le cas d’IMF21, l’événement a créé une semaine digitale. Se déroulant sur 5 jours, ce concept a pour but d’apporter de l’oxygène aux internautes et de garder leur attention en “étalant” le contenu à visionner sur la durée. Les participants peuvent ainsi assister aux contenus qui les intéressent, sans devoir rester une journée entière devant leur écran.
En plus de s’adapter au rythme des internautes, IMF21 propose une diversité de formats interactifs et de durées : masterclass, conférences, débats, tables rondes …
En quoi a consisté le changement et comment s’est structuré l’événement ?
Passer à un événement hybride n’a pas été si simple. Ce changement a d’abord consisté à poser le sujet et à soulever les bonnes questions. Quelle expérience peut-on proposer dans un format hybride ? Comment animer le contenu ?
Nous avons fait le choix de conserver les valeurs fondamentales de l’événement : proposer du contenu diversifié et de qualité.
Le comité éditorial, toujours inchangé, a donc construit sur cette même approche du contenu à haute valeur ajoutée. En s’appuyant sur des speakers experts, pour certains à la carrière internationale, le contenu continue de figurer au cœur de l’événement.
Afin de captiver son audience, l'agence Winbound a misé sur des conférences s’apparentant à des émissions tv, d'une durée relativement courte (environ 30 minutes). Nous avons également rythmé les formats en y apportant des éléments scéniques : intro, outro, synthés, ...
En donnant du rythme et en créant une identité visuelle et sonore, l’événement se voulait dynamique et vivant.
L’événement s’est structuré autour de 7 contenus à forte valeur ajoutée, choisis par le comité éditorial : conférence de l’invité d’honneur Seth Godin, masterclass sur le renouveau des newsletters, interview du grand témoin Mick Levy sur l’exploitation de la data …
Ces contenus ont été tournés en physique, à l’occasion d’une journée de tournage VIP regroupant environ une soixantaine de personnes. 3 contenus sur cette journée ont été diffusés en live lors de la semaine digitale.
Grâce à ce choix, Inbound Marketing France répond à une demande en contenu digital mais également à un besoin croissant d’événements physiques, pour des personnes en quête d’émotion.
Quels enseignements tirer de cette formule hybride ?
Cette nouvelle formule a représenté un travail collectif afin de trouver la recette idéale. Elle a permis de revisiter les façons de faire et d’apprendre à être agile. L’autre enseignement que nous pouvons retenir concerne le contenu : il peut revêtir différentes formes et s’adapter ainsi aux différentes préférences de l’auditoire.
Également, les réseaux sociaux et les agences de presse constituent un immense amplificateur pour un événement. En effet, en collaborant cette année avec une agence de presse, l’événement a pu être diffusé sur près de 19 sites de presse digitale !
À lire également : Inbound Marketing France 2021 : le compte-rendu de l’événement
La formule hybride a bousculé les acquis et les croyances, en faisant évoluer la manière de communiquer et de vivre l’événement. Cette expérience a permis d’explorer de nouvelles opportunités et d’éviter de s’enfermer dans une certaine routine.
Cette formule en mode agile est remplie d'astuces comme :
- préenregistrer le clap de fin de l'événement digital à la fin de la journée de tournage
- jongler entre l'événement online pour le public et l'événement "journée de tournage VIP"
- adapter la prise de parole sur les réseaux sociaux avec des posts abordant les conférences du programme digital (et non la journée de tournage)
- penser l'après avec une proposition de valeur
Ancré sur son territoire et se tenant habituellement en présentiel, IMF21 a réinventé son modèle pour répondre au contexte actuel. Un événement propose de nombreux contenus mais il est avant tout créateur d’émotions. En proposant un contenu dans l’ère du temps avec un format varié et dynamique, IMF21 a apporté une réelle expérience digitale.
Pour créer un événement qui fonctionne, il est nécessaire de trouver le point d’équilibre et de construire des bases solides sur le plan de l’organisation et dans sa communication. Permettant de séduire une plus large audience, le mode hybride a convaincu l’équipe organisatrice.
En cette période de crise que traverse l’événementiel, l’hybride apparaît comme une solution possible. Ce concept n’étant qu’à ses prémices, de nombreuses possibilités restent encore à exploiter pour concevoir l’événement de demain.
L'intégralité du podcast PPC : le digital pour tous est à (ré)écouter dans la vidéo ci-dessous :
