Ecosystème digital en entreprise : comment synchroniser tous mes outils ?

CRM, ERP, PIM, site e-commerce, etc... Vous avez besoin de tous ces outils, chacun répond à un objectif bien précis. La cerise sur le gâteau, c’est quand tous ces outils communiquent pour une consolidation optimale des données. Mais comment faire pour que votre système d’informations ne devienne pas une usine à gaz ?

Actuellement, la plupart des entreprises utilisent plusieurs outils. Dans cet écosystème chaque outil a son utilité et détient ses propres informations. L’objectif est de faire communiquer tous les outils entre eux pour qu’ils possèdent tous les bonnes données. Comment se lancer dans ce process ? Lors de son intervention à Inbound Leaders, l'évènement dédié à l'inbound marketing en Espagne, Marcos La Torre de Hiberus Technologia nous a donné quelques clés pour réussir à faire communiquer vos outils.

1#  Avoir une vision à moyen terme de vos objectifs

Il faut faire un état des lieux de votre écosystème digital actuel. Ensuite, il faut déterminer les objectifs de votre projet digital : comment allez-vous mettre vos outils au service de votre stratégie ?

Voici 5 questions à se poser au moment de se lancer dans un projet d’unification de l’écosystème digital :

• Quels sont les outils de gestion actuels de l’entreprise ? (Comptabilité, communication interne, etc.)
• Quelle plateforme de gestion des clients et des produits / services utilisez-vous ?
• Par quels moyens facturez-vous vos clients ? (Saas, e-commerce, etc.)
• Souhaitez-vous ajouter une plateforme de marketing ou d’automatisation ?
• Quelle stratégie d’acquisition digitale allez-vous déployer ces deux prochaines années ? (SEO, Adwords, Contenu, Automation, …)

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous avez une vision globale de ce dont vous allez avoir besoin pour atteindre vos objectifs à moyen terme.

#2 Communiquer entre services

Il est important de recueillir les projets, objectifs et besoins de tous les services de l’entreprise pour réaliser un cahier des charges commun. Ainsi, vous pourrez choisir les outils les plus adaptés et mettre en place un écosystème optimal qui servira tout le monde.

#3 Mettre en place le projet progressivement

Il faut garder en tête que ce n’est pas un projet qui sera mis en place du jour au lendemain. Vous devez avancer étape par étape, sinon tout peut vite se complexifier et retarder la finalisation du projet.

Voici les 3 étapes à suivre pour une mise en place progressive de votre écosystème digital :

• Etape 1 : Mettre en place les outils de base. Pour commencer, vous pouvez connecter la plateforme de gestion client à la plateforme de comptabilité. En même temps, n’hésitez pas à mettre en place certaines de vos actions d’acquisition digitale.
• Etape 2 : Mettre en place les outils opérationnels. Vous pouvez ensuite lancer les outils de marketing ou d’automation tout en multipliant les actions d’acquisition digitale.
• Etape 3 : Synchroniser toutes les plateformes. Une fois que tout est lancé et stable, vous pouvez connecter tout l’écosystème digital afin de gagner en temps et en efficacité.

Pendant tout ce processus, gardez bien en tête une chose importante : plus le projet avance, plus vous découvrirez des nouveautés et des freins aussi. Il faut rester flexible, agile et s’adapter.

#4 Choisir les bons outils

Les entreprises qui proposent des plateformes sont conscientes de la complexité des écosystèmes digitaux. C’est pourquoi elles s’organisent pour faciliter la mise en place de leurs outils. Pour cela, elles proposent de nouvelles offres ou complètent leurs solutions actuelles par le rachat d’autres plateformes. Ce qui vous donne aujourd’hui le choix entre deux types d’écosystèmes : les suites ou les solutions “multiplateformes”.

• Suites

Au fil des années, grâce à des acquisitions, certaines entreprises ont réussi à créer des suites complètes, comme Adobe, Salesforce ou encore SAP.

Prenons l’exemple de Salesforce : cette plateforme est partie d’une position de leader sur le marché de la CRM. Sa stratégie fut d’acquérir des outils performants pour répondre aux besoins de ses utilisateurs et élargir son offre. Ainsi, le géant a investi dans Exact Target et Pardot pour se lancer dans l’automation puis dans Demand Ware pour l’e-commerce et le cloud. Enfin, plus récemment Salesforce a racheté MuleSoft une solution de communication entre les solutions afin de travailler sur l’écosystème digital de ses clients.

• Multiplateformes

Quand une entreprise ne peut pas en acheter une autre, elle crée une alliance.

Prenons l’exemple d’Adobe et de Microsoft : il n’y pas a de suite, mais les plateformes communiquent comme si elles n’étaient qu’une. Ainsi, la plateforme marketing d’Adobe, Marketo, et la plateforme CRM de Microsoft, Dynamics 365, se synchronisent nativement pour que l’utilisateur final ait l’impression de n’avoir qu’une seule plateforme. Grâce à cette alliance, Adobe et Microsoft concurrencent ensemble la suite Salesforce.

Chaque entreprise a des contraintes différentes, alors comment savoir quel écosystème est fait pour vous ?

Voici deux types de projet :

1. Le projet à construire "from scratch"

C’est une initiative isolée, un projet bien délimité au sein de l’entreprise. Puisque l’on part de zéro, il semble judicieux de partir sur une solution tout-en-un. Un seul outil, qui nous donne accès à toutes les fonctionnalités que l’on recherche.

Par exemple : Hubspot permet de faire du marketing automation, de la gestion commerciale, du contenu grâce à la création de blog, mais aussi : sa gestion des réseaux sociaux etc.

2. Le projet à compléter

On ne part pas de zéro car on a déjà quelques outils en place, cependant ces outils ne répondent pas à tous les besoins et ne communiquent pas entre eux. C’est là qu’il faut mettre en place le plan en 3 étapes évoqué plus haut. Il vous permettra de décider s’il vaut mieux étendre la suite d’une des plateformes déjà en place ou synchroniser plusieurs solutions pour qu’elles communiquent.

Comme pour bien d'autres sujets, la qualité prévaut sur la quantité : plus vous aurez d'outils, plus l'enjeu sera important en terme de performances et surtout d'expérience utilisateur. Et pour ne pas faire de votre SI un Frankenstein, qui ne sera finalement utilisé par personne car trop complexe, procédez progressivement pour déterminer le vrai besoin et chercher la solution qui y répond le mieux.

Le choix d'un outil ne se fait jamais sans avoir bien considérer l'objectif visé et la stratégie à déployer. L'outil doit s'inscrire comme un moyen et non un but.